Если в компании течет жизнь и осуществляется предпринимательская деятельность — значит там работают процессы. Они существуют и работают вне зависимости от того, называем мы их таковыми или нет. Мы получили товар и размещаем его на полках — идет процесс, к нам пришел клиент и хочет заказать услугу — запущен процесс её исполнения… Если мы написали инструкцию коллеге — значит это уже начало описания наших процессов. Чем сложнее и разнообразнее деятельность компании — тем больше необходимость упорядочить работу, чтобы не допускать сбоев.

Чтобы деятельность компании, её процессы были под контролем, чтобы лучше разглядеть и исправить их недостатки необходимо процессами управлять.

Управление процессами на профессиональном уровне требует перехода от несистематизированного (фрагментированного) процессного менеджмента к упорядоченному, систематизированному, постоянному и целостному управлению бизнес-процессами. Процессный офис — это ресурс, обеспечивающий весь комплекс необходимых работ для внедрения систематизированного процессного менеджмента.

Процессный офис играет ключевую роль всего комплекса работ по постановке целей, определению концепций, практик, процедур, ролей и сфер ответственности, а также их распределение в организационной структуре компании для эффективной реализации задач по управлению бизнес-процессами.

Процессный офис объединяет все необходимые компетенции по внедрению и сопровождению процессной системы управления:

1. Проектирование архитектуры бизнес-процессов и создание актуального электронного репозитария бизнес-процессов организации;
2. Измерение и контроль, оптимизация и совершенствование процессов;
3. Управление качеством процессов;
4. Внедрение процессного бюджетирования;
5. Управление процессными рисками;
6. Управление процессными методиками;
7. Выбор и сопровождение автоматизированных средств поддержки процессной системы управления;
8. Управление стандартизацией и унификации процессов;
9. Поддержка изменений в области процессной системы управления (актуализация процессной информации);
10. Обучение персонала работе в процессной системе управления.

Первоочередными задачами, которые ставятся перед сотрудниками процессного офиса, являются построение архитектуры бизнес-процессов и закрепление единых стандартов и методологий их описания, анализа и оптимизации. Далее проводятся инвентаризация существующих в компании процессов и их ранжирование по критичности — фактически формируется портфель бизнес-процессов для их дальнейшего планового совершенствования, при этом ключевые решения по портфелю процессов утверждаются на уровне топ-менеджмента.

После утверждения приоритетов, силами экспертов от бизнес-подразделений и при активной поддержке процессного офиса формируется детальное описание существующих и целевых бизнес-процессов, и в этих работах должны принимать участие специалисты в области ИТ, ведь именно информационные технологии позволяют обеспечить сегодня совершенствование процессов. На первых этапах описания процессов часто используются офисные пакеты для упрощения работы экспертов от бизнес-подразделений, а затем созданное описание процессов может быть перенесено в профессиональные инструменты.

После того как сформировано понимание целевых бизнес-процессов, при поддержке проектного офиса и подразделения ИТ проводится трансформация существующих бизнес-процессов — либо через внедрение ИТ-систем, либо, в наиболее простом варианте, через закрепление усовершенствованных процессов в регламентах. Именно трансформация процессов занимает основное время, поскольку изменения затрагивают множество людей и требуется уделять особое внимание их адаптации к новым процессам.

Как только в компании появляются понятные всем «правила игры», закрепленные в регламентах и информационных системах, процессному офису совместно с ИТ-подразделением необходимо обеспечить гибкость процессов через построение процесса управления изменениями, в рамках которого проводится дальнейшее непрерывное совершенствование процессов.